Indice degli argomenti
- Gestione della stampa: l’importanza dell’archiviazione digitale documenti negli studi legali e non solo
- Gestione della stampa, l’archiviazione digitale documenti: i vantaggi di un archivio digitale realizzato mediante scanner professionali per documenti
- Archiviazione digitale documenti: Copying Broker aiuta a ridurre i costi di gestione della stampa negli studi legali – Case History
Gestione della stampa: l’importanza dell’archiviazione digitale documenti negli studi legali e non solo
L'archiviazione digitale documenti è un’attività importante per le imprese che devono confrontarsi con una gestione documentale sostenuta, ovvero per imprese che producano tanto materiale cartaceo che necessita di essere conservato e, all’occasione, recuperato e consultato velocemente. E’ il caso, ad esempio, degli studi legali di grandi dimensioni, o delle aziende del settore interinale.
Gestione della stampa, l’archiviazione digitale documenti: i vantaggi di un archivio digitale realizzato mediante scanner professionali per documenti
Nell’insieme di attività della gestione della stampa, l’archiviazione ottica documenti che si realizza attraverso scanner per archiviazione documenti offre diversi vantaggi alle aziende:
- risparmi in termini di tempi di archiviazione
- risparmi in termini di tempo nella ricerca del documento, soprattutto se si pensa al tempo necessario per recuperare un documento originale all’interno di un ampio archivio cartaceo
- maggiore sicurezza negli accessi: l’accesso ai documenti può essere ristretto ai soli utenti abilitati, per mezzo di password e strumenti di crittografia
- ottimizzazione dello spazio fisico
- garanzia dell’integrità del documento: che non sarà soggetto né all’usura né a eventi potenzialmente disastrosi, come possono essere incendi o alluvioni
- fruizione condivisa: ovvero la possibilità di condividere i documenti in rete, in modo che più utenti possano consultarli contemporaneamente
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Archiviazione digitale documenti: Copying Broker aiuta a ridurre i costi di gestione della stampa negli studi legali – Case History
Copying Broker, dopo un’attenta analisi dei costi documentali che un noto Studio Legale di Milano pagava da anni, ha proposto delle soluzioni per la gestione della stampa al fine di ottimizzare l'utilizzo di un parco macchine composto di apparecchiature Canon, Hp, Kyocera. La soluzione per la gestione della stampa proposta da Copying Broker a tale importante Studio legale è il Managed Document Services di Kyocera. Una soluzione legata all'intero processo di stampa documentale: dall'acquisizione del documento alla sua archiviazione ottica, passando dal Work Flow Management per arrivare alla non più procrastinabile sicurezza dei dati.
In cosa consiste questa soluzione per la gestione documentale? A seguire i tre step operativi della gestione della stampa:
1. Analisi di costi totali legati alla produzione documentale: chi stampa, quanto stampa, come stampa, e su quale macchina stampa.
2. Ottimizzazione dell'intero processo documentale: identificare le macchine con un basso costo di stampa, dare un budget di stampa ad ogni utilizzatore, identificare gli utilizzatori con un codice, inibire alcune funzioni di stampa come il colore a chi non serve, fare un report giornaliero sulla produzione documentale e verificare se ci sono stati abusi, stampe non necessarie e tutte quelle anomalie che fanno lievitare i costi.
3. Gestione dell'intero parco macchine multimarca: questo 3° step è il più importante al fine di ridurre i costi di stampa nel loro complesso; infatti una volta attribuito ad ogni apparecchiatura office (multifunzione, stampante) il suo costo di stampa, il software - cuore della soluzione MDS - analizza il file n° di copie, formato A4 o A3, colore o b/n ) e indirizza la stampa lanciata dall'utilizzatore sull'apparecchiatura più economica. Con questa soluzione è possibile garantire:
- l'assistenza dell'intero parco macchine, con il vantaggio per il cliente di avere un solo fornitore;
- il monitoraggio in remoto di tutte le apparecchiature, al fine di intervenire proattivamente evitando fermi macchine;
- la fornitura dei materiali di consumo in modo automatico, evitando che lo faccia il cliente;
- la sicurezza delle informazioni, in quanto l'intero processo è criptato e l'invio dei file avviene tramite il protocollo SSL;
- archivio digitale delle pratiche legali, con grande risparmio di spazio rispetto a quello cartaceo.
Il Case History appena descritto è un esempio di come Copying Broker di Stefano Staderoli sia riuscita a introdurre, in un’importante Studio Legale, la Digital Trasformation intesa quale strumento per ridurre i costi aziendali e al contempo garantire l'innovazione e l'efficienza tecnologica.