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Archiviazione ottica dei documenti negli studi notarili: perché serve
Archiviazione ottica dei documenti negli studi notarili: la soluzione di Copying Broker
Archiviazione ottica dei documenti negli studi notarili: perché serve
In fatto di documenti stampati, i notai sono tra i professionisti più impegnati nell’attività di archiviazione documenti poiché detengono l'archivio cartaceo più cospicuo, più variegato e più difficoltoso da trasformare in archivio digitale in quanto costituito da documenti di diverso formato e di diverso colore.
Archiviazione ottica dei documenti negli studi notarili: la soluzione di Copying Broker
La soluzione per l’archiviazione digitale dei documenti che Copying Broker - azienda specializzata nella soluzioni per la gestione della stampa - ha fornito ad un importante Studio Notarile di Milano si compone di uno scanner per archiviazione documenti professionale Canon DR 1100 abbinato a due software: uno per la compressione dei dati e l'altro - il cui nome è IRIS - per l'indicizzazione, la conversione nel formato più idoneo per il cliente, la modifica e la ricerca anche tramite Barcode.
Grazie a questa soluzione di archiviazione ottica dei documenti, ben 2,5 milioni di documenti sono stati digitalizzati con lo scanner professionale Canon alla velocità di 100 pagine al minuto e trasformati in tanti file quanti i clienti dello Studio.
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Archiviazione ottica dei documenti negli studi notarili: i vantaggi di un archivio digitale realizzato mediante scanner professionali per documenti
Con questa soluzione di archiviazione ottica dei documenti con scanner delle macchine multifunzione, lo Studio Notarile ha ottenuto i seguenti vantaggi:
- Rintracciabilità in tempo reale dei documenti inerenti ad un cliente;
- Riduzione del tempo di ricerca da parte del personale dello studio e di conseguenza minor costi;
- Sicurezza degli accessi e controllo delle attività sull'archivio digitale tramite autenticazione del personale:
- Possibilità di monitorare step by step la vita dei documenti tramite Work-Flow quale parte integrante della soluzione;
- Eliminazione dei costi di affitto per la conservazione dell'archivio cartaceo;
- Riduzione dei costi legati alla produzione di documenti cartacei quali toner e carta.
Tutto questo, conferma quanto già dimostrato da uno studio del Politecnico di Milano, secondo il quale la dematerializzazione dei documenti cartacei comporta un risparmio che va dal 10% al 20% dei ricavi.
Oggigiorno, grazie all'autenticazione del documento digitale tramite la firma digitale e la validazione temporale che rende la data certa, la conservazione sostitutiva dei documenti analogici in formato digitale sta diventando un aspetto primario della trasformazione digitale che sta investendo sia i privati sia la P.A..
Compito di Copying Broker è aiutare i propri clienti a raggiungere questo obiettivo, dando loro una soluzione per la gestione della stampa a noleggio, implementabile nel tempo con altre soluzioni quali il cloud e il mobile.