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Facility management, ovvero come migliorare la gestione costi aziendali

Servizi di Facility Management: i possibili modelli organizzativi ed i diversi approcci alla base del Capitolato Tecnico allegato al contratto di Facility Management

Facility management e finanza immobiliare

Indice degli argomenti

Facility Management: i possibili modelli di organizzativi dei servizi di Facility Management

Facility Management: elementi di cui tenere conto nel redigere il capitolato tecnico del contratto di Facility Management

Facility Management:  i diversi approcci alla base del Capitolato Tecnico che definisce i servizi di Facility Management richiesti e la loro modalità di esecuzione

 

Facility Management: i possibili modelli organizzativi dei servizi di Facility Management

Facility managementNelle fasi di riorganizzazione le aziende spesso si pongono l’obiettivo di dotarsi di una organizzazione di supporto ai Business e di erogazione dei servizi più efficace ed efficiente.

La definizione di quale modello organizzativo applicare per la gestione dei servizi di Facility Management in una azienda è parte delle decisioni strategiche ed organizzative.

L’adozione di un nuovo modello di facility management è strettamente legata alle condizioni di partenza della struttura di erogazione dei servizi di un’azienda.

Se, ad esempio, un’azienda è sprovvista di operai di manutenzione interni e ha un servizio interno di governance a supporto alle attività di Business (support to operations) ha davanti a sé due possibilità per fare evolvere il modello di servizio e insieme ridurre i costi aziendali:

a) Razionalizzare i fornitori sulla base di specifiche fornite dal servizio tecnico interno;

b) Rivolgersi ad un’azienda di Integrated Facility Management mettendo in conto di dover cedere al fornitore la governance, ovvero il servizio tecnico; se non lo facesse, si creerebbe una diseconomica doppia struttura e si snaturerebbe il ruolo dell’azienda di IFM che della governance dei servizi fa il suo core business.

In periodi di crisi, per ridurre i costi aziendali, alcune aziende hanno fatto ricorso ad una terza possibilità: l’insourcing di alcuni servizi o la suddivisione di attività che prima erano veri e propri servizi autonomi sul personale in aggiunta marginale alle loro mansioni principali. Cito il caso della Southwest Airlines che, avendo come obiettivo strategico l’aumento dell’utilizzo dei velivoli e quindi la diminuzione dei tempi di attesa, tra le varie azioni di riduzione dei costi ha fatto accettare a piloti ed hostess contratti flessibili per cui essi collaboravano alle operazioni di pulizia dei velivoli prima dell’imbarco dei nuovi passeggeri: tutto ciò per questione di sopravvivenza della compagnia aerea.

Un approccio diverso, adottato da multinazionali e corporation e svincolato dalle condizioni di partenza, è il cosiddetto zero based budget approach: il modello viene definito da un benchmark di settore e dai piani per il raggiungimento della redditività sul lungo periodo ed è di regola eseguito da o in collaborazione con advisor esterni. Dell’esistente viene selezionato soltanto ciò che è coerente col modello. Questo modo di procedere è utilizzato per gestire importanti ristrutturazioni aziendali.

Dunque i margini di flessibilità nell’evoluzione dell’organizzazione di una funzione di servizi tramite considerazioni parametriche e di benchmark fanno parte delle scelte strategiche dell’Azienda; queste ultime precedono l’analisi operativa e di sviluppo dei fabbisogni relativi ai diversi modelli.

Ciascuno di questi modelli organizzativi di erogazione dei servizi ha in sé punti di forza e di debolezza. Conoscerli significa mettere in evidenza i temi su cui lavorare nella progettazione e nell’implementazione.

Ad esempio, se ci si orienta su un modello di outsourcing completo affidandosi in toto ad una società di Facility Management, sarà fondamentale chiarire a livello contrattuale aspetti quali:

  • responsabilità di gestione dell’archivio tecnico e delle relative modifiche
  • modalità di gestione del piano di manutenzione e delle evidenze per asset
  • necessità di una piattaforma di comunicazione condivisa; CMMS di proprietà del Committente o di proprietà dell’Appaltatore e dunque fornito in modalità SaaS ? In questo secondo caso, i registri di manutenzione a fine contratto dovranno essere riconsegnati all’Azienda Committente in un formato standard predefinito e pronto per essere riutilizzato su altro sistema.

 

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Facility Management: elementi di cui tenere conto nel redigere il capitolato tecnico del contratto di Facility Management

Facility management servizi in outsourcingLe principali fonti per la redazione del capitolato tecnico allegato al contratto di Facility Management sono:

  • il progetto (civile elettrico meccanico) per l’individuazione degli elementi per i quali è richiesto il mantenimento delle prestazioni nel tempo e dei drivers e delle norme che hanno guidato la progettazione (LEED 09)
  • il progetto antincendio per la definizione dei sistemi di sicurezza di prevenzione e protezione attiva e passiva
  • i manuali di uso e manutenzione dei sistemi installati negli edifici
  • le norme di buona tecnica (UNI CEI NFPA ecc.)
  • le norme di legge che definiscono requisiti minimi di manutenzione (centrali termiche, ascensori e montacarichi, sistemi di sicurezza, messe a terra, protezione dai fulmini, Direttiva PED)
  • le procedure di manutenzione esistenti e le risultanze di manutenzione (rapporti di intervento): si consiglia un periodo pregresso di 2 anni.

Per tutti i servizi di facility management è importante utilizzare la documentazione esistente per le parti che hanno dato buoni risultati e concentrarsi sugli aspetti da migliorare. Capitolati ricevuti da fonti esterne (per esempio nel corso di benchmark) sia di una singola azienda sia come media di un campione non costituirebbero in ogni caso uno standard di eccellenza né operativa né di costo. Proprio perché nell’ambiente dei servizi ci sono molte prassi e poca standardizzazione. Questo non è in contrasto con quanto scritto sopra a proposito dei servizi tecnici per i quali le norme di buona tecnica (UNI CEI NFPA ecc.) sono uno standard di riferimento: il problema è infatti sapere in quale misura i capitolati esistenti sono veramente allineati agli standard di riferimento.

 

Facility Management:  i diversi approcci alla base del Capitolato Tecnico che definisce i servizi di Facility Management richiesti e la loro modalità di esecuzione

a) Approccio prestazionale (performance based)

I servizi di Facility Management vengono descritti in termini di risultati attesi e condizioni al contorno che pongano limiti alla autonomia organizzativa degli Appaltatori. In fase di offerta gli Appaltatori propongono i programmi di manutenzione e le procedure collegate coerenti con i livelli di servizio e le metriche di misura dei servizi. Questa impostazione richiede la selezione di Appaltatori di servizi di Facility Management molto professionali e la misurazione dei risultati è fondamentalmente espressa in termini prestazionali.

b) Approccio prescrittivo

È caratteristico delle Aziende con un elevato e consolidato know how interno che vogliono mantenere la completa governance dei processi: in questo caso procedure e programmi presenti nel Capitolato Tecnico allegato al contratto di Facility Management sono definiti completamente dal Committente a livello di procedure operative standard (standard operative procedures – SOP).

c) Approccio progressivo

È un approccio adottato quando:

  • si vuole evitare di redigere un capitolato tecnico sovradimensionato - e dunque costoso - che sottrae margini gestionali per esigenze nuove o diverse
  • il Committente ha il mantenimento della governance nella fase di start-up e la rilascia gradualmente all’Appaltatore in un’ottica di partnership.

Il capitolato iniziale che definisce il canone per i servizi di Facility Management rispecchia il “metabolismo basale” ovvero le manutenzioni dovute per legge e un programma di controllo ed ispezione minimo. Ciò che ha margini di definizione o di incertezza viene concordato di volta in volta come servizio on demand: sulla base delle risultanze nella fase di revisione periodica del piano di manutenzione, si decide che cosa integrare nel capitolato base espandendolo. Di solito si ottiene un ottimo contenimento dei costi, anche se sulle attività on demand c’è un mark up più elevato rispetto alle attività a canone.

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Gianni Maja

Gianni Maja

  • Azienda: Libero Professionista
  • Posizione: Consulente aziendale in Project Management / Facility Management
  • Città: Torino
  • Tel: 0039 (0)11 888779
  • Cell: 0039 335 1287470
  • Curriculum Vitae: scarica
  • Email:gianni.maja@gmail.com
  • Competenze:
    • Facility Management
    • Property Management
    • Project Management
    • Negoziazione
    • Sicurezza sul lavoro
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