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Facility Management: c’è bisogno di competenza metodologica e gestionale

I servizi di Facility Management vengono in aiuto alle aziende sia per migliorare la gestione dei costi aziendali, sia per soddisfare un’esigenza di competenza metodologica e gestionale

Facility management e finanza immobiliare

 

Indice degli argomenti

Facility Management, una funzione troppo spesso assente in azienda

Le aziende fornitrici di servizi di Facility Management

Facility Management: competenze di metodo e gestionali per l’ottimizzazione dei fattori d’impresa

 

Facility Management, una funzione troppo spesso assente in azienda

Facility ManagerIn questo articolo ho inteso sintetizzare in pochi punti alcune caratteristiche delle aziende italiane che ho conosciuto nel corso della mia carriera professionale da dipendente, da consulente e tramite una frequentazione pluriennale attiva di IFMA (International Facility Management Association) in relazione al mondo dei servizi e del Facility Management (FM).

Ben sapendo che questo campione non può consentire di generalizzare, in esso tuttavia ravviso un comune denominatore, ossia un grande bisogno di competenza metodologica e gestionale.

Molte aziende di prodotto hanno impiegato gran parte delle loro risorse sui prodotti e sui processi (spesso eccellendo), ma hanno trascurato le infrastrutture ed i processi fisici e logici di supporto al core business. In esse, talora si rileva la mancanza di una funzione Servizi Generali o Facility Management: le attività riconducibili a quest’area sono distribuite nelle altre funzioni aziendali (amministrazione, produzione, personale) on top al lavoro principale. Poiché le persone lavorano per priorità, spesso queste attività di servizio finiscono in fondo alla “to-do list” e dunque sono sistematicamente messe in secondo piano fino a quando un caso eclatante, una business interruption, la scoperta di un vistoso spreco, una ispezione di un Ente pubblico o in generale un incidente di percorso costringono ad affrontare i problemi in emergenza.

In altri casi il Facility Management esiste come funzione subordinata alle altre, molto operativa e poco manageriale e priva di visione sistemica anche nella formazione dei tecnici che vi appartengono e che dunque difettano nella capacità progettuale e di governo dei servizi. Spesso questo facility management è il tramite diretto con le maestranze: il fabbro, il termoidraulico, l’imbianchino, i manutentori e con le società di fornitura di utilities.

 

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 Le aziende fornitrici di servizi di Facility Management

Servizi di Facility ManagementLe aziende fornitrici di servizi (Facility Management lato offerta) più o meno strutturate operano in un mercato molto competitivo e a basso margine operativo lordo. Servizi di guardiania, portierato e pulizia rappresentano circa il 40% dei servizi richiesti dalle aziende committenti (ricerca IFMA 2017) ed è noto quanto essi siano sottoposti a grande pressione su salari e prezzi.

Proprio in un contesto in cui si richiede di ottimizzare tutto, di non sbagliare nulla dal punto di vista gestionale perché è troppo facile erodere il margine o addirittura lavorare per alcuni servizi in perdita, spesso ci sono criticità di qualità e di livello professionale delle persone che operano all’interno. Proprio perché è difficile operare in questo contesto occorre avere personale capace con un giusto mix di competenze, metodo e capacità gestionale. Non soltanto a livello operativo, ma anche a livello commerciale in fase di preventivazione ed analisi del costo dei servizi.

Su questo punto non c’è grande differenza tra aziende di Facility Management grandi e strutturate e aziende di Facility Management di piccole dimensioni, fino a 10 ML di euro di fatturato; l’unico driver è la corrispondenza di scala tra clienti e fornitori: le aziende grandi di servizi competono per appalti grandi, le aziende più piccole per appalti ridotti come valore complessivo e perimetro dei servizi.

In alcune delle aziende di cui ho scritto - sia quelle di prodotto (lato domanda) sia quelle fornitrici di servizi di Facility Management (lato offerta) - vedo maturare la consapevolezza che:

  • il successivo salto di qualità passa anche per l’ottimizzazione complessiva e la governance dei servizi di supporto;
  • la ricerca di una maggiore produttività deve avvenire investendo sulla qualità dei fattori di impresa tra i quali i servizi di supporto.

Si esce quindi dal loop di far correre e di investire di responsabilità persone con qualifiche basse ed esperienza ridotta, nell’errata convinzione di risparmiare. Ciò succede poiché spesso si pensa che l’organizzazione abbia filtri ed anticorpi per evitare le conseguenze dei possibili “pasticci”, non considerando che in realtà le disefficienze di una organizzazione spesso non sono rappresentate da una grande unica falla ma si suddividono in tantissimi piccoli flussi di denaro perso. Ad esempio, non è infrequente trovare persone che lavorano 10-12 ore al giorno; spesso ad analizzare bene la cosa, si rileva che qualcuno ne lavora 4-6 effettive, quindi l’output medio è coerente con l’orario di lavoro generale.

Questa consapevolezza matura all’interno delle aziende con un processo di progressiva presa di coscienza, spesso favorito o avviato da attività di confronto (benchmark) con realtà di settore o best in class. Non è facile indurla dall’esterno: a proporre una riorganizzazione sulla constatazione che aree non adeguatamente presidiate possono dar luogo a fuori controllo si corre il rischio di essere visti come “gufi”.

Questo si accompagna ad una tendenza ancora più generale, di cui parlerò specificatamente in un altro articolo: spesso le aziende non utilizzano come strumento di lavoro l’analisi dei rischi sui processi e sulle attività al fine di individuare e realizzare le migliori strategie di misura e di intervento per garantire la continuità e l’affidabilità di prestazione.

 

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Facility Management: competenze di metodo e gestionali per l’ottimizzazione dei fattori d’impresa

Per lavorare nel senso della qualità della governance dei processi interni e della produttività agendo sulla ottimizzazione dei fattori d’impresa, occorrono competenze di metodo e gestionali. Per quanto riguarda il settore del Facility Management queste devono essere di livello elevato:

  • nell’analisi dei processi fisici e logici e nella loro riorganizzazione / reingegnerizzazione;
  • nella traduzione delle necessità aziendali in specifiche di servizio e metriche per la misura delle prestazioni e, se i processi coinvolgono fornitori esterni, in capitolati d’appalto (Scope of Work – SOW) chiari e completi;
  • nella gestione di progetti infrastrutturali (project management).

 

Questi tre punti rappresentano i bisogni principali che riscontro nelle aziende. Un esempio: recentemente un manager di una importante azienda meccanica mi ha detto che a fronte della una ricerca di un Responsabile di manutenzione e di Facility Management, gli head hunters hanno proposto figure operative esperte di manutenzione secondo una logica di sostituzione della figura che in azienda occupava precedentemente quel posto; in realtà - ha proseguito il manager - i capi di manutenzione sono già presenti in azienda, mentre manca un responsabile che abbia una visione sistemica, dia metodo e gestisca l’area affidata con competenza ed autonomia e consenta al comparto di fare un vero salto di qualità.

C’è un grande spazio anche per i consulenti in appoggio a tutte quelle aziende che sanno di non avere all’interno le necessarie competenze per andare in questa direzione. Purtroppo i Facility Manager preparati per questa attività di supporto a 360 gradi sono pochi. Quelli con competenze certificate nel nostro Paese sono poche unità, anche perché diversamente dai paesi anglosassoni e al Middle East da noi si dà ancora poco peso al valore delle certificazioni.

Quindi spesso si ricorre ad altri profili: si va dai project manager certificati PMI ai profili più diversi che abbiano maturato una certa esperienza nel campo. E’ importante dunque distinguere tra quelli bravi e i “praticoni”.

 

 

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Gianni Maja

Gianni Maja

  • Azienda: Libero Professionista
  • Posizione: Consulente aziendale in Project Management / Facility Management
  • Città: Torino
  • Tel: 0039 (0)11 888779
  • Cell: 0039 335 1287470
  • Curriculum Vitae: scarica
  • Email:gianni.maja@gmail.com
  • Competenze:
    • Facility Management
    • Property Management
    • Project Management
    • Negoziazione
    • Sicurezza sul lavoro
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