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Archiviazione ottica dei documenti negli studi notarili, un servizio di grande utilità

L’archiviazione digitale dei documenti collocati all’interno degli studi notarili è un’attività di grande importanza per una migliore conservazione e fruizione degli stessi

Indice degli argomenti

Archiviazione ottica dei documenti  negli studi notarili: perché serve

Archiviazione ottica dei documenti negli studi notarili: la soluzione di Copying Broker

Archiviazione ottica dei documenti negli studi notarili: i vantaggi di un archivio digitale realizzato mediante scanner professionali per documenti

 

Archiviazione ottica dei documenti  negli studi notarili: perché serve

In fatto di documenti stampati,  i notai sono tra i professionisti più impegnati nell’attività di archiviazione documenti poiché detengono l'archivio cartaceo più cospicuo, più variegato e più difficoltoso da trasformare in archivio digitale in quanto costituito da documenti di diverso formato e di diverso colore.

Archiviazione ottica dei documenti negli studi notarili: la soluzione di Copying Broker

Archiviazione elettronica documenti

La soluzione per l’archiviazione digitale dei documenti che Copying Broker - azienda specializzata nella soluzioni per la gestione della stampa - ha fornito ad un importante Studio Notarile di Milano si compone di uno scanner per archiviazione documenti professionale Canon  DR 1100 abbinato a due software: uno per la compressione dei dati e l'altro - il cui nome è IRIS - per l'indicizzazione, la conversione nel formato più idoneo per il cliente, la modifica e la ricerca anche tramite Barcode.

Grazie a questa soluzione di archiviazione ottica dei documenti, ben 2,5 milioni di documenti sono stati digitalizzati con lo scanner professionale Canon alla velocità di 100 pagine al minuto e trasformati in tanti file quanti i clienti dello Studio.

 

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Archiviazione ottica dei documenti negli studi notarili: i vantaggi di un archivio digitale realizzato mediante scanner professionali per documenti

Archiviazione ottica documentiCon questa soluzione di archiviazione ottica dei documenti con scanner delle macchine multifunzione, lo Studio Notarile ha ottenuto i seguenti vantaggi:

  • Rintracciabilità in tempo reale dei documenti inerenti ad un cliente;
  • Riduzione del tempo di ricerca da parte del personale dello studio e di conseguenza minor costi;
  • Sicurezza degli accessi e controllo delle attività sull'archivio digitale tramite autenticazione del personale:
  • Possibilità di monitorare step by step la vita dei documenti tramite Work-Flow quale parte integrante della soluzione;
  • Eliminazione dei costi di affitto per la conservazione dell'archivio cartaceo;
  • Riduzione dei costi legati alla produzione di documenti cartacei quali toner e carta.

Tutto questo, conferma quanto già dimostrato da uno studio del Politecnico di Milano, secondo il quale la dematerializzazione dei documenti cartacei comporta un risparmio che va dal 10% al 20% dei ricavi.

Oggigiorno, grazie all'autenticazione del documento digitale tramite la firma digitale e la validazione temporale che rende la data certa, la conservazione sostitutiva dei documenti analogici in formato digitale sta diventando un aspetto primario della trasformazione digitale che sta investendo sia i privati sia la P.A..

Compito di Copying Broker è aiutare i propri clienti a raggiungere questo obiettivo, dando loro una soluzione per la gestione della stampa a noleggio, implementabile nel tempo con altre soluzioni quali il cloud e il mobile. 

Stefano Staderoli - COPYING BROKER

Stefano Staderoli - COPYING BROKER

  • Azienda: COPYING BROKER
  • Posizione: Amministratore Unico
  • Città: Milano
  • Tel: +39 02 671658016
  • Cell: +39 338 7613255
  • Curriculum Vitae: scarica
  • Sito Web: http://www.fotocopiatrici.biz/
  • Email:info@copyingbroker.it
  • Competenze:
    • Assistenza Copy multimarca
    • Noleggio personalizzato
    • Comodato d'uso
    • Sicurezza informatica
    • Copy a colore
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